GDPR a novinky v primaERP

V pátek bylo 25.5. a to znamená, že začalo platit dlouho očekáváné GDPR. Dva roky od schválení návrhu se mění podmínky pro ochranu osobních údajů, což zasáhne nejen firmy, ale kohokoliv, kdo zachází s citlivými údaji. GDPR umožní lidem mnohem lépe kontrolovat, co se s jejich osobními údaji děje, budou přesně informováni o tom, k čemu zpracovatelé jejich údaje potřebují a bude možné vznést proti zpracovatelům námitku, což dosud možné nebylo. 

Uživatelé také budou mít přístup k údajům, které jsou o nich shromažďovány a budou moci požádat o výmaz z databází zpracovatelů.  

primaERP je na nové nařízení samozřejmě připraven a od čtvrtka už můžete na našich stránkách nalézt jak aktualizované podmínky služby a podmínky ochrany osobních údajů, tak nově přidanou zpracovatelskou smlouvu a seznam zpracovatelů. 

Tím to pro nás ovšem nekončí. Aby si naši zákazníci mohli být jisti, že je vše pod jejich kontrolou a se všemi daty je zacházeno správně, přidali jsme do naší aplikace několik novinek.  

Udělení souhlasu 

První novinka v aplikaci počítá s tím, že od Vašich klientů budete potřebovat souhlasy se zpracováním osobních údajů, které jsou časově omezeny. Za tímto účelem teď v primaERP najdete ve správě klientů novou kolonku s kalendářem, kde můžete vybrat, do kdy Vám byl souhlas udělen.  Pokud poté budete chtít zjistit, zda Vám souhlasy už u některých klientů nevypršely, není nic snazšího než nastavit filtr, aby Vám ukázal buď jen zákazníky, jejichž souhlas už nemáte, zákazníky, jejichž souhlas i nadále trvá anebo zákazníky, jejichž souhlas jste vůbec nedostali.  

Smazat 

Možnost „Smazat“ najdeme stejně jako následující dvě možnosti ve správě zákazníka. Smazat klienta je možné, jen pokud nebyl přiřazen k žádnému projektu. Pokud se klient některého z Vašich projektů účastnil a chtěli byste ho smazat, je nejprve potřeba ve správě projektů klienta odebrat a poté už jeho smazání nestojí nic v cestě. Pokud jste měli klienta přiřazeného k jednotlivé činnosti, která se nevázala k projektu, v kalendáři ho stále uvidíte. Tato možnost sice není nová, uvádíme ji ale pro úplnost. 
Pokud chcete smazat vše, včetně projektů a činností týkajících se zákazníka, bude pro Vás vhodná následující novinka. 

Zapomenout

Hned vedle tlačítka Smazat najdete v novém primaERP i možnost Zapomenout. Pokud se rozhodnete při odstraňování klienta zvolit tuto možnost (nebo pokud Vás o to klient požádá), vymaže se nejen klient, ale všechny aktivity s ním spojené – všechny projekty, účty, ceníky a aktivity.  Tato akce je nevratná, proto doporučujeme tuto možnost pečlivě zvážit. 

 

Anonymizovat 

Může se stát, že máte klienta, u něhož Vám vypršela platnost souhlasu, ale váží se k němu projekty, činnosti a účty, o které nechcete přijít. Co teď? Řešením v tomto případě bude volba „Anonymizovat“, která veškeré údaje o klientovi smaže a nechá vyplněnou jen kolonku jména, které bude změněno na řetězec písmen a čísel.  

Stejně jako Zapomenout je i Anonymizace nevratná. Proto i zde doporučujeme obezřetnost.

Doufáme, že Vám nové funkce pomůžou a usnadní přechod na nová nařízení.