Google Jak uspořádat efektivní poradu? | primaERP | BLOG


čtvrtek 1. října 2015

Jak uspořádat efektivní poradu?



Porady jsou nezaměnitelným prostředkem pro řešení komplikovanějších problémů, které si vyžadují rychlost a rozhodnost. Pokud jste před svoláním porady našli odpověď na všechny otázky z předchozího článku a rozhodli se, že porada je opravdu nezbytná, můžete se s čistým svědomím pustit do rozesílání pozvánek.

Pozvánka by měla být určena jen těm, kdo má k tématu skutečně co říct a bezprostředně přispět k vyřešení problému. Nezapomeňte vybrané účastníky seznámit s projednávaným tématem a poskytnout jim veškeré podklady, aby se mohli na poradu řádně připravit. Uvedení místa a času začátku porady je samozřejmostí. Kromě toho zkuste odhadnout i délku trvání porady. Není to jednoduché, ale věřte, že si tím získáte přízeň svých nejvytíženějších kolegů.

Nyní máte ideální předpoklady pro uspořádání efektivní porady. Na co si však dát pozor během porady samotné? Přinášíme vám několik vyzkoušených rad.

Jeden mluví…


Nedovolte, aby si účastníci porady skákali do řeči. Není to jenom známka neúcty. Ve chvíli, kdy se všichni překřikují, se nikdo ani nesnaží pochopit jeden druhého. A to poradě rozhodně neprospívá. 

Tip: Zkuste si přizvat na pomoc míček nebo plyšáka. Právo mluvit má potom ten, kdo ho drží v ruce. Zavedením této jednoduché hry bude mnohem snazší se zorientovat v situaci a udržet pozornost.

...ostatní poslouchají


Podmínkou efektivní komunikace je, aby všichni účastníci sledovali, co se právě děje. Jakmile se skupina rozštěpí na několik různých diskusí, účastníci už nebudou moct udržet pozornost. Zákonitě si někdo začne kontrolovat poštu na mobilu, někdo koukat do blba, někdo se nechá strhnout vášnivou diskusí, která však už nevede nikam. Dokud se pozornost všech přítomných znovu nekoncentruje jedním směrem, všichni účastníci budou mrhat svým časem. A čím déle tento stav potrvá, tím hůř pro všechny.

K věci!


Lidi mají často tendenci odbíhat k nesouvisejícím tématům. Každý odklon od tématu však jenom oddaluje všechny účastníky od dosažení uspokojivého výsledku. V takovém případě musí vedoucí porady ihned zakročit a nasměrovat diskusi potřebným směrem.

Tip: Vedoucí porady nemusí být nutně vedoucím týmu. Určete moderátora, který je dobře seznámen s agendou porady a má výborné komunikační schopnosti. Někdy vedoucímu týmu vyloženě prospěje, když nechá řídit poradu jiného účastníka. Získá tím potřebný nadhled a dokáže se povznést nad dílčí problémy.

Dělejte si poznámky


Postarejte se o to, aby všechny důležité myšlenky byly zaznamenány na viditelném místě a všichni účastníci si je mohli kdykoliv připomenout. Místo „chtěl bych reagovat na Martina, který říkal, že bychom měli zavést A/B testování…“ stačí jenom ukázat prstem na tabuli a plynule navázat na tento bod. Všichni účastníci si tak mnohem lépe vybaví i okolnosti, za kterých tato poznámka vznikla a bude pro ně jednodušší porovnat původní nápad s navrhovanými úpravami.

Dodržujte časový rámec porady


Mějte na paměti, že obvykle nepotřebujete víc času, potřebujete deadline. Zkuste si před konáním porady stanovit časové bloky pro jednotlivá témata v závislosti na jejich důležitosti. 

Tip: Zvolte si mezi účastníky strážce času, který bude hlídat čas věnovaný jednotlivým bodům agendy a upozorňovat účastníky na překročení časového limitu. Strážce času může použít klasické hodinky nebo aplikaci primaERP.

Rozpusťte to včas


V průběhu porady se problém obvykle konkretizuje a rozštěpí na několik dílčích úkolů. Pokud pocítíte, že se začínají řešit specifické úkoly s konkrétními lidmi, je nejvyšší čas poradu rozpustit. Nebo alespoň umožnit odejít těm účastníkům, kterých se projednávaná agenda už netýká

Buďte pozitivní


Bez ohledu na dosažený výsledek se snažte deset minut před avizovaným koncem porady shrnout poznatky a zakončit něčím pozitivním. I kdyby porada skončila fiaskem, jistě budete mít později dost času na to, abyste zanalyzovali její průběh a definovali chyby. Hlavní je, abyste neznechutili všechny účastníky a neodradili je od aktivního zapojení pro příště. :-)

Žádné komentáře:

Okomentovat