Google 7 otázek, na které je potřeba najít odpověď před každou poradou | primaERP | BLOG


čtvrtek 24. září 2015

7 otázek, na které je potřeba najít odpověď před každou poradou


Zažili jste už někdy poradu, kde se všichni účastníci snažili vyřešit všechny problémy světa? Po mnoha hodinách bouřlivé diskuse o všem a o ničem obvykle přichází na řadu vyčerpání, naštvání a celková frustrace. Porady jsou bohužel často spojené s prázdným žvaněním a naprostou ztrátou času. Dobře vedená porada je ale nezaměnitelným nástrojem pro řízení a motivaci lidí. Jak uspořádat efektivní poradu, která bude přínosná pro všechny účastníky? Zkuste si ještě před svoláním další porady odpovědět na následující otázky.

Je plánovaná porada skutečně nutná?


Mějte na paměti, že porady jsou drahé. Na hodinovou poradu bude každý pracovník potřebovat minimálně další půl hodiny navíc, aby se mohl opět soustředit na svou předchozí činnost. Předpokládejme, že hodina času každého účastníka porady stojí firmu 300 Kč (velmi střízlivý odhad s ohledem na výši odvodů do státního rozpočtu). Běžná porada o aktuálních problémech, která zabere hodinu a které se zúčastní 8 lidí, tak bude stát vaši společnost 3600 Kč. Nemluvě o tom, že během konání porady se pracovní proces úplně zastaví. Je tedy vaše další plánovaná porada opravdu nutná?

Jaký je cíl porady?


Všechno, co děláme, by mělo mít nějaký smysl. Zní to jako samozřejmost, ale naprostá většina porad bohužel žádný konkrétní cíl nemá. Často ani iniciátor porady neví, proč poradu svolal. Jenomže pokud není definován cíl, nemůže být dosaženo ani uspokojivého výsledku.

Zkuste si před každou poradou stanovit SMART cíl (specifický, měřitelný, akceptovatelný, realistický a časově definovatelný). Cíl „probrat aktuální problémy ve firmě se svým týmem“ může jednoduše sklouznout k prázdnému žvanění. „Určit důvody úpadku konverzního poměru za poslední čtvrtletí“ už ale může být příkladem akceptovatelného cíle.

Máte plán porady?


Každá porada by se měla odvíjet od předem stanoveného plánu. Například.

1. Popsat problém (Petr)
2. Poskytnout 3 -5 způsobů řešení (Petr, Monika, Martin)
3. Vybrat nejlepší způsob řešení (Petr, Martin)
4. Jmenovat odpovědnou osobu a určit časový rámec 

Kdo povede poradu?


Každá porada musí mít svého vedoucího. Povinností vedoucího porady je kontrolovat dodržování plánu porady. Vedoucí má právo dávat slovo, přerušovat a směřovat poradu potřebným směrem. Dbejte o to, aby vedoucí porady byl vždy jen jeden.

Jak dlouho potrvá porada a kolik bude účastníků?


Platí pravidlo, že efektivita porady je nepřímo úměrná její délce a počtu přítomných účastníků. Řídit poradu déle než 30 minut ve skupině více než 5 účastníků je velmi náročné. Pokud je informací tolik, že potřebujete hodinu a víc, je lepší rozdělit poradu na několik částí.

Jakého výsledku má být dosaženo?


Jak už bylo řečeno, pokud není definován cíl, nemůže být ani dosažen. Proto valná většina porad končí bezvýsledně. Někdo řekne, že je potřeba něco udělat, ostatní mu to odkývají a odejdou. Kdo a kdy to udělá, se má vyřešit příště. Úkolem organizátora je ale dovést poradu ke konkrétnímu výsledku. Může to být dokument, konkrétní úkol, nebo formulované řešení.

Uspokojivý výsledek porady pak může vypadat například takhle: „Martin provede A/B testování webu, za dva týdny všem účastníkům porady pošle vypracovanou analýzu a na základě výsledků určíme, kdo se bude zabývat řešením konkrétních problémů.“

Vést porady efektivně zdaleka není jednoduché


Existují dokonce odborníci na vedení porad, kterým se říká faciliátoři. Úkolem faciliátora je usnadnit komunikaci a účastníkům porady umožnit, aby se soustředili na věcnou stránku problému a jeho řešení. I bez faciliátora se však můžete naučit vést porady efektivněji. Pro začátek zkuste zaznamenávat čas a zjistit, kolik vaši firmu stojí všechny porady. Možná zjistíte, že zrušením jedné pondělní porady ušetříte několik tisíc korun a poskytnete svým zaměstnancům prostor pro vytváření skutečných hodnot. Hodně štěstí!

Žádné komentáře:

Okomentovat