Google Pravda a mýty o time trackingu | primaERP | BLOG


středa 5. srpna 2015

Pravda a mýty o time trackingu

Neustálé otázky managementu týkající se toho, co právě dělají jejich zaměstnanci, rozhodně nikoho nepotěší. Moderní technologie naštěstí umožňují vyhnout se podobným situacím a přitom zvýšit efektivitu práce jednotlivců i celého podniku. Příkladem může být time tracking software, který umožní pochopit, kdo se čím zabývá a kolik tomu věnuje času. V každé firmě se ale i přesto najdou jeho zatvrzelí odpůrci. Následující článek se pokusí vyvrátit nejčastější mýty spojené s používáním time trackingu a ukázat konkrétní výhody plynoucí z jeho používání.

Mýtus č. 1: Time tracking = špehování


Mnoha lidem se při zmínce o time trackingu vybaví Velký bratr a při pomyšlení na to, že by se něco podobného mělo začít používat přímo ve firmě, nahání vyloženě hrůzu. Tento mýtus tedy nahradil ještě jeden mýtus, který tvrdí, že time tracking není vhodný pro distribuované týmy ani kreativce. Pravdou však je, že práce z domova vyžaduje ještě větší kontrolu týmu, než v kanceláři. Pokud tomu tak není, řídit projekt je téměř nemožné, projekt se stává neovladatelným, protahují se termíny a může to vést až k zániku celého projektu.

Pokud si myslíte, že autoritativní styl řízení není pro vás, zkuste si vytvořit nějaký projekt na vlastní náklady. Záhy pochopíte, že pro úspěšnost tohoto projektu je nezbytná značná dávka autoritářství vůči sobě samotnému. Projekt vyžaduje přehlednost, preciznost a důsledné plánování. Pokud se vám projekt nedaří pevně uchopit, přijdete o svoje peníze i celý projekt. Čím konkurenčnější je přitom prostředí, ve kterém podnikáte, tím přísnější musí být vedení. Žádný projekt nemůže fungovat bez vedení a vedení je vždy více či méně autoritativní, i když to tak na první pohled nemusí vypadat.

Mýtus č. 2: Time tracking software = mikromanagement


Pokud donutíte své zaměstnance zaznamenávat čas každých 15 minut a do toho jim ještě budete neustále koukat přes rameno, můžeme mluvit o mikromanagementu v jeho nejhorší podobě. V případě takového způsobu řízení podniku však drahé profesionály vůbec nepotřebujete. Opravdoví profesionálové by vám měli sami říkat, co a jakým způsobem je potřeba dělat. Měli by kontrolovat vlastní práci a předkládat průběžné reporty o dosažených výsledcích.

Je to ideální představa o fungování profesionálního a vnitřně motivovaného týmu. Realita se však od těchto představ mnohdy výrazně liší. Ve společnosti může být nesprávně nastaven motivační systém a profesionální úroveň zaměstnanců nikdy nemůže být úplně stejná. Jen málokterá firma pak dokáže vytvořit tým z vysoce profesionálních a silně motivovaných zaměstnanců, kteří sami vědí, co a kdy mají dělat. Pokud tomu tak není, je potřeba určovat krátkodobé a střednědobé cíle, deadliny, přísně kontrolovat všechny etapy vývoje a využívat aplikace pro řízení projektů v kombinaci s time trackingem. Je to méně efektivní způsob řízení a vyžaduje spoustu energie a času projektového manažera, ale praxe ukazuje, že demokratický způsob řízení ve většině firem nefunguje. Příkladem mohou být startupy, které jsou mnohdy vedeny příliš demokraticky a je veřejným tajemstvím, že přežije jen jeden z deseti.

Představy o silném, kreativním týmu, který se dennodenně snaží přiblížit o krok blíž svému vysněnému cíli, se vždy střetnou s tvrdou realitou. Pravdou je, že pokud nad projektem nikdo nedrží ochrannou ruku a netahá za provázky, projekt nikdy nemůže dobře fungovat.

Time tracker byl vyvinut jako nástroj, který při správném využití má zvyšovat produktivitu jednotlivců a tím i celé společnosti. Členové týmu budou sami strukturovat svůj den, dobrovolně zaznamenávat čas podle úkolů a dokončovat projekty včas. V takovém případě mikromanagement není potřeba a time tracker se bude používat v souladu s jeho prvotním záměrem – zvyšování osobní produktivity. Jediné, co musí dělat pracovníci, je poctivě zapisovat čas strávený na projektu a úkolech. Mimochodem, o tom, jak docílit toho, aby zaměstnanci poctivě zaznamenávali svůj čas, se dočtete v našem předchozím článku.

Mýtus č. 3: Zaznamenávání času je ztráta času


Je rozšířen názor, že time tracking a tvorba výkazů práce je jen nutné byrokratické zlo, které vyžaduje spoustu času a pro podnik představuje jen další náklady navíc. Moderní software je však uživatelsky mnohem přátelštější, než byl kdykoli před tím. Time trackingové aplikace je velmi jednoduché nastavit jak pro firemní, tak i osobní účely. Dají se jednoduše integrovat s programy na řízení projektů nebo s kalendáři. Synchronizovat záznamy z kalendáře s time trackingovou aplikací bude hračka i pro běžného uživatele. Musíte jen vybrat záznam z kalendáře, stisknout „Start“ a po dokončení úkolu zastavit stopky. Celý tento proces zabere jen několik vteřin.

V dlouhodobé perspektivě time tracking váš čas naopak šetří. Budete mít přehled o stavu projektu a všech souvisejících úkolech v reálném čase. Budete moct včas napravit situaci ještě před tím, než se problém rozroste a vyžádá si mnohem více vaší energie a času. Pokud však musíte věnovat zaznamenávání času více, než 5 minut denně, je něco špatně. V tom případě vám doporučujeme porozhlédnout se po jiném softwaru.

Mýtus č. 4: Time tracking je vhodný jen pro velké společnosti


Vertikálně integrovaná společnost, která zajišťuje všechny kroky v procesu, je v dnešní době spíše raritou. Nehledě na strukturu společnosti však zvýšit svou produktivitu s pomocí time trackingu mohou jak živnostníci na volné noze, tak i zaměstnanci ČEZu. Pro startupy a pracovníky tvůrčích oborů může být time tracking software dokonce ještě přínosnějším. Vedoucímu projektu pomáhá kontrolovat všech procesy a vývojové etapy. Time tracking software pomáhá získat čísla, se kterými je možné dále pracovat a analyzovat je. V každé společnosti je nutné vědět, nakolik jsou zaměstnanci efektivní a čemu se věnují v průběhu dne. To pomůže optimalizovat procesy a rychleji dosahovat vytyčených cílů. Přitom vůbec nezáleží na tom, jestli je struktura společnosti vertikální, horizontální, nebo jste freelancer a pracujete na sebe.

Zaznamenávání času může na první pohled vypadat jako nudná a nepříjemná povinnost, ale pokud se time tracking stane přirozenou součástí vašich firemních procesů, může poskytnout velké množství velmi užitečných informací, které jsou nutné pro rozhodování a dlouhodobé plánování.

Žádné komentáře:

Okomentovat