Google Deset důvodů, proč používat time tracking | primaERP | BLOG


pondělí 31. srpna 2015

Deset důvodů, proč používat time tracking

Měření osobní produktivity, produktivity zaměstnanců, získávání přesnější představy o tom, jak nakládáme se svým časem, s tím vším (a nejenom) nám může pomoct time trackingový software. Proč tedy maximálně nevyužít jeho plný potenciál pro svoje potřeby? V tomto článku jsme pro vás sestavili 10 důvodů, proč stojí za to používat time tracking.

1. Přehledné znázornění času věnovaného jednotlivým projektům

Stačí jediný pohled na množství hodin, které vaši spolupracovníci vykázali na konkrétní projekt nebo zákazníka, abyste pochopili, jestli toto číslo odpovídá vašim představám o časové náročnosti a výši odměny. Díky programu pro zaznamenávání času můžete jednoduše přepínat mezi různými projekty a pomocí tlačítka start a stop zaznamenávat čas strávený na projektu. Už nebudete muset odhadovat čas, volat, psát maily, nebo se osobně vyptávat zaměstnanců na to, kolik věnují času jednotlivým úkonům. Nebude potřeba čekat, až všichni odevzdají výkaz práce, abyste pochopili, jak se vyvíjí práce na projektu. Pokud budete přesně zaznamenávat svůj čas, získáte data, která mohou být klíčová pro další rozhodování ve vaší firmě. Mimochodem, o tom, jak docílit přesné evidence času svých zaměstnanců, jsme už psali v jednom z našich předchozích článků.

2. Mějte přehled o tom, kolik času věnujete svým klientům

Je potřeba nejenom vědět, v jaké fázi se nachází projekt, ale také kontrolovat, aby nepřesahoval stanovený časový rámec. Díky time trackingu snadno odhalíte, na čem jste. Je to důležité jak pro zákazníka, aby věděl, kdy vyčerpá sjednaný počet odpracovaných hodin, tak i pro vás, abyste mohli v případě potřeby přeorganizovat vlastní zdroje.

Time tracking oceníte obzvlášť tehdy, když na jednom projektu pracuje více lidí. Pokud znáte časové náklady a kapacity svých zaměstnanců, můžete se snadněji a přesněji vejít do časového rámce. Kromě toho, přesné výkazy práce o odpracovaném čase přijdou vhod v případě sporů se zákazníkem.

3. Pomoc při rozšiřování zdrojů

Pokud používáte time trackingový software, můžete snadněji odhalit, že jsou potřeba další zdroje, aby se projekt vyvíjel podle plánů v souladu se stanovenými deadliny. Pokud vaší společnosti chybí zdroje na realizaci projektu, můžete zavčas zapojit do projektu živnostníky pracující na volné noze nebo upravit pracovní dobu svých zaměstnanců.

4. Přesnější výkazy o odpracovaném času a jeho hodnotě

Díky time trackingu budete mít přehledné výkazy práce, kde zjistíte, na jakých projektech a pro jaké klienty pracují vaši zaměstnanci. V rámci jednoho projektu nebo zákazníka můžete vytvářet různé úkoly, porovnávat efektivitu plnění úkolů, oceňovat a porovnávat zisk z konkrétních zákazníků. I pokud vám zákazníci platí za konečný výsledek a nikoli za odpracovaný čas, zaznamenávání času bude pro vaši společnost velmi užitečné. Budete totiž moct porovnat příjmy se skutečnými časovými náklady. Na základě toho pak budete moct určit, jestli jste v plusu, nebo mínusu, jestli je potřeba upravit výši odměny, nebo zvážit spolupráci s klientem do budoucna.

5. Time trackingové aplikace motivují zaměstnance k větší zodpovědnosti

Existují aplikace typu „velký bratr“, které dělají screenshoty obrazovky v určitých časových intervalech, zaznamenávají, jaké stránky nebo programy byly otevřeny v určitou dobu apod. Je však potřeba mít na paměti, že odborníci nebo tvůrčí osobnosti mají s tímto přístupem velký problém a často nejsou ochotni pracovat pod drobnohledem. Ale i obyčejný time trackingový software, jako je například primaERP, nutí zaměstnance pečlivěji přistupovat ke své práci a více přemýšlet o poměru mezi odpracovaným časem a výsledkem. Nikdo nebude chtít věnovat stejné činnosti dvakrát víc času, než kolega, pokud k tomu nebude mít vážný důvod a odpověď na otázku „proč“.

6. Time tracking odhaluje neproduktivní členy týmu

Použití time trackingu je skvělý způsob, jak odhalit málo efektivní spolupracovníky. Pokud se zabýváte otázkou produktivity svých zaměstnanců, time tracking vám pomůže získat podrobnější informace o tom, kdo z vašich zaměstnanců pracuje efektivněji. Měli byste se řídit těmito informacemi, pokud chcete odměňovat produktivní pracovníky a motivovat ostatní. Time tracking jako nástroj pro time management pomůže odhalit problémy při výkonu práce a pomoct managementu tyto problémy postupně napravit.

7. Kvalitnější řízení projektů

Time trackingové programy se mohou propojit s oblíbenými aplikacemi pro řízení projektů, jako je například Basecamp. Nyní budou manažeři moct nejenom delegovat úkoly, ale i kontrolovat jeho časovou náročnost. Můžete propojit seznam úkolů s odpracovanými hodinami a příjmy od zákazníka nebo synchronizovat time trackingovou aplikaci s programem na řízení projektů. Moderní time trackingový software také podporuje integraci dat z Microsoft Outlook, iCal, Basecampu nebo Google kalendáře.

8. Integrace s dalšími informačními systémy

Můžete zlepšit kvalitu faktur tím, že svým klientům dodáte v příloze přesný výkaz práce, kde budou údaje o odpracovaném čase, hodinových sazbách, počtu zaměstnanců, kteří se podílejí na projektu, a seznamu pracovních činností. Budete mít jistotu, že faktura je vystavena správně, obsahuje všechny vyplněné úkoly a odpovídá sjednané odměně. Time trackingy mohou být navíc propojeny s dalšími informačními systémy, včetně ABRY.

9. Time tracking pomáhá plánovat nové projekty 

Společnosti musí často stanovovat cenu za projekt na základě odpracovaných hodin. Pokud máte ve svém time trackingu přehled o minulých projektech, bude pro vás mnohem jednodušší stanovit cenu pro nový projekt a přesněji určit čas potřebný na jeho realizaci. Ve finále bude méně neziskových projektů, kde skutečné časové náklady výrazně převyšují naplánované. Bude méně projektů s odloženými deadliny a tím pádem i méně konfliktních situací a nespokojených zákazníků.

10. Kontrola externích spolupracovníků

S pomocí time trackingu budete moct jednoduše kontrolovat pracovníky, i když nejsou fyzicky přítomni ve vaší kanceláři. Díky tomu nebude muset myslet na to, čemu se právě věnují vaši grafici, copywriteři, obchodníci a další pracovníci, kteří pracují z domova nebo v terénu.

Nyní už víte, jaké výhody získáte díky time trackingu a nic vám nebrání v tom, abyste vydělávali více, byli konkurenceschopnější, efektivnější a měli spokojenější zákazníky! :-)

Žádné komentáře:

Okomentovat