Google Jak usnadnit svému týmu používání softwaru pro zaznamenávání času? | primaERP | BLOG


pondělí 20. července 2015

Jak usnadnit svému týmu používání softwaru pro zaznamenávání času?

Zaměstnanci často při pouhé zmínce o zavedení programu pro zaznamenávání času do firmy začínají hlasitě protestovat. Nemusí to být proto, že by s tím měli v minulosti nějaké negativní zkušenosti, lidi obecně nemají rádi změny a jsou ostražití vůči všemu novému. Mnohdy tato neoprávněně negativní očekávání vytěsní i všechna pozitiva, kterých je u time trackingového softwaru celá řada.

Tento článek je určen manažerům, kteří chtějí přesvědčit svůj tým o výhodách time trackingu a maximálně usnadnit začátky jeho používání ve firmě.

1. Vysvětlete svým kolegům, jaké výhody pro ně plynou z používání time trackingu


Otevřeně mluvte o důvodech použití time trackingu a přínosech plynoucích z jeho používání. Je potřeba svému týmu vysvětlit, že time tracking neslouží k mikromanagementu, neboli velmi detailní kontrole práce zaměstnanců, ani k trestání pracovníků za neodpracované hodiny. Programy pro time tracking je nejúčinnější využívat v týmech, kde se úspěch měří podle výsledků, nikoli podle toho, kolik času strávili pracovníci na svém pracovišti.

Jaké jsou obvykle hlavní výhody vedoucí firmy k používání time trackingu?

  • Komplexní přehled o tom, kolik času si vyžadují jednotlivé úkoly. Tato informace je nezbytná pro lepší plánování firemních zdrojů do budoucna.
  • Vědomí o tom, kdo se čím momentálně zabývá. Bude zřejmé, kdo je přetížen a komu je možné svěřit další úkol.

Setkejte se se svými kolegy a vysvětlete jim myšlenku využití time trackingu ve vaší firmě, vysvětlete, jaký bude mít vliv na vaši společnost a efektivitu práce. Před tím, než přejdete k dalšímu kroku, odpovězte na všechny otázky zaměstnanců a ujistěte se, že všichni rozumí smyslu těchto změn.

2. Dokažte kolegům, že evidovat pracovní čas je jednoduché


Rozhodně nenuťte své zaměstnance zapisovat svůj čas ručně nebo do excelových tabulek. Je lepší věnovat čas hledání kvalitní aplikace. S největší pravděpodobností budete muset nejdříve vyzkoušet několik aplikací přímo na sobě, abyste věděli, zda se hodí pro účely vaší společnosti a je dostatečně jednoduchá a intuitivní. Na trhu v současné době existuje nepřeberné množství různých aplikací a vybrat si tu nejvhodnější může být velmi náročné. Pokud je váš čas příliš drahý, můžete samozřejmě poprosit některého ze svých spolupracovníků, aby vyzkoušel několik aplikací, zanalyzoval jejich plusy a mínusy a vybral tu nejvhodnější pro účely vaší firmy.


Mějte na paměti, že pokud se spletete a zvolíte nevhodný program, zavést nový software bude ve vaší firmě v budoucnu mnohem obtížnější.

Ukažte a vysvětlete kolegům aplikaci, kterou jste vybrali. Vedoucí týmu nebo kolega, který má důvěru celého týmu, může po prozkoumání a pochopení aplikace svoje zkušenosti předat dál a rychle zaškolit všechny ostatní.

Proberte funkce aplikace a její možnosti se svými kolegy. Zeptejte se jich, co si o tom myslí a odpovězte na případné otázky z jejich strany. Aby time tracking software ve vaší firmě zakořenil a využíval se opravdu efektivně, celý proces by měl být jednoduchý a přehledný pro všechny účastníky.

3. Naučte kolegy používat time tracker a pomáhejte jim 


Vybírejte mezi programy, které mají intuitivní a uživatelsky příjemné prostředí. Řadě firem se osvědčily cloudové aplikace, které mají mobilní verzi. Mimo jiných výhod poskytují i to, že nejsou pevně spojeny s konkrétním pracovním místem.

Podporujte svůj tým během prvního týdne používání time trackingu, kdy hrozí největší riziko „úmrtnosti“:

  • Posílejte zaměstnancům každodenní upomínky o tom, že by měli používat time tracker
  • Povězte kolegům, že jim pomůžete, pokud se jim něco nedaří nebo na něco zapomněli
  • Připomínejte pracovníkům, že to nejsou žádné „píchačky“, time tracking neslouží k evidenci docházky, ale především ke zvýšení osobní produktivity a produktivity celé společnosti
  • Sdílejte a diskutujte výsledky

4. Shromažďujte a analyzujte získaná data o efektivitě využití času ve vašem týmu


Výsledky sdílejte se svými kolegy a diskutujte je. Čísla a statistiky mohou ukázat objektivní obrázek toho, kdo se čím zabývá a jakých dosahuje výsledků. Postupem času rozhodnutí používat time tracking software zvýší produktivitu a může značně zlepšit atmosféru v týmu. Pokud bude management se získanými daty chytře pracovat, sníží se míra nespokojenosti zaměstnanců pramenící z toho, že někdo pracuje méně efektivně a je přitom stejně ohodnocen jako ten, kdo pracuje výrazně efektivněji. Řeč ale nemusí být jen o finančním ohodnocení. Kolikrát zaměstnance potěší i obyčejná ústní pochvala. Hlavní je budovat ve firmě zdravé a férové prostředí.

5. Neustále se věnujte monitorvání pracovního času


Při používání programu pro zaznamenávání času je velmi důležitá pravidelnost. Je nezbytné si vypěstovat zvyk a používat tento software opravdu dennodenně. Je důležité neustále kontrolovat používání time trackeru a analyzovat získaná data. Mimo jiné je pravidelné monitorování důležité v případě, že v týmu jsou jedinci, kterým time tracking vyloženě vadí.

Je potřeba stále vysvětlovat, co děláte se získanými daty a sdílet úspěšné příklady optimalizace pracovních procesů. Například dělat týdenní pracovní výkazy pro celý tým, mluvit o tom, jakých výsledků dosahují členové týmu. Zdůrazňovat pozitivní změny, které se dějí díky zavedení tohoto softwaru apod. Je potřeba klást důraz na to, že i přesto, že kolegové musí věnovat čas seznamování se s novou aplikací a zaznamenávání času, výhod plynoucích z použití aplikace je mnohem víc, než záporů. Zdroje se přerozdělují efektivněji, hodnocení práce se stává spravedlivějším a objektivnějším.

Získaná statistická data pomáhají snižovat rizika plynoucí z různých projektů, kvalitněji plánovat a lépe předpovídat hospodářské výsledky. Začít používat time tracking software může být jednodušší ve společnosti, kde se už například používá Outlook kalendář, iCal, Basecamp Classic nebo Google kalendář. Integrace s dalšími programy usnadní a zefektivní vaši práci.

Proč to tedy nezkusit i ve vaší firmě?

Žádné komentáře:

Okomentovat