Google Jak docílit přesné evidence času svých zaměstnanců | primaERP | BLOG


středa 29. července 2015

Jak docílit přesné evidence času svých zaměstnanců


V mnoha menších společnostech se neustále objevují spory ohledně množství odpracovaných hodin a zákonitě i výše odměny na výplatní pásce. Přesčasy, práce o víkendu, dovolené, neschopenky, služební cesty… to vše si vyžaduje přesnou evidenci. Pokud však společnost náhle zavede podrobné zaznamenávání času podle úkolů, zákazníků a projektů, administrativní zátěž se mnohdy stává neúnosnou a bez speciálního softwaru se žádná firma neobejde.

Pouhé zaznamenávání času ale nestačí. Nepřesná evidence pracovního času je typickým problémem, se kterým se setkávají všechny společnosti, což často vede k problémům se zaměstnanci a zákazníky, špatnému plánování, nedodržování termínů a následně i ztrátám na zisku. Pravidelné zaznamenávání času odpovídající skutečnosti naopak pomůže mít přehled a spatřit rodící se problém hned v zárodku.

Jak docílit, aby vaši zaměstnanci přesně evidovali čas? Čtěte dále!

Problémy vznikající kvůli nepřesné evidenci času


Ve vaší společnosti všichni vědí, že zaznamenávání času musí být především pravdivé? V každé společnosti se ale stejně najdou lidé, kteří nechtějí, nevědí, nebo svůj čas vědomě zaznamenávají chybně.

Problémy, které mohou vznikat kvůli nesprávnému zaznamenávání času, mohou být potom následující:

  • Ztráty na zisku
  • Deformované záznamy o výnosnosti projektů kvůli nepřesným záznamům o časové náročnosti projektu
  • Potíže s plánováním projektů a schvalováním na různých etapách kvůli nepřesnosti nebo absenci spolehlivé statistiky týkající se časové náročnosti
  • Absence objektivních informací o vytíženosti zaměstnanců. Neví se, kdo je zavalen prací a kdo má kapacity pro plnění dalších úkolů
  • Není zřejmé, nakolik efektivně se plní úkoly, jaký je poměr mezi efektivně a neefektivně stráveným časem

Proč evidence pracovního času bývá nepřesná?


Existuje několik zásadních důvodů, proč dochází k nepřesné evidenci pracovního času.

Zaměstnanci musí pracovat na několika projektech současně a řešit několik úkolů najednou. Jen málokdy se daří věnovat se jen jedné činnosti v průběhu celého dne. Za den tak může jeden pracovník pracovat na 5-10 úkolech. Může to být telefonát zákazníkovi, který vyřídí za 30 vteřin, odpověď na e-mail nebo na nějakou otázku po Skypu. Kromě toho mohou zaměstnanci dostávat nečekané úkoly, které sice nejsou přímo součástí jejich pracovní náplně, ale plnění těchto úkolů je nezbytné pro normální fungování společnosti. Tyto krátké nebo nečekané úkoly však není možné dennodenně zaznamenávat do pracovního výkazu.


Zaznamenávání času představuje pro zaměstnance úkol sám o sobě, další časovou investici a značnou dávku pozornosti nutnou k pravidelné evidenci úkolů. Společnosti mají jen málokdy ustálený systém time managementu, do kterého by se time tracking dal plynule zařadit. Většinou zaznamenávání času má podobu jednoduchého výkazu práce, do kterého zaměstnanci zapisují počet odpracovaných hodin. To však nemá s time managementem nebo time trackingem v pravém slova smyslu nic společného. V takovém případě může docházet k deformování záznamů.
Zaměstnanec může na něco zapomenout nebo i vědomě deformovat záznam tím, že si dopíše několik hodin navíc. Pokud se výkaz práce vyplňuje jednou za týden, jediné, na co si může zaměstnanec vzpomenout, je počet hodin, kolik tento týden zhruba odpracoval. Nic víc. O výpočtu produktivity práce dle úkolů, projektů, nebo zákazníků tady nemůže být ani řeč.

Kromě toho je velmi těžké určit, kolik času trávíme efektivně a kolik neefektivně. Může se stát, že jdete na kávu, ale zároveň přemýšlíte o projektu. Během usrkávání lahodného nápoje však najdete dlouho hledané řešení. Znamená to, že jste svou přestávku strávili efektivně? Samozřejmě! Stejně tak ale můžete strávit spoustu hodin na poradě, která nikam nevede, nebo v kanceláři za počítačem a předstírat práci, ale přitom myslet na soukromé záležitosti. Formální přístup k zaznamenávání času ve společnosti bohužel nikdy nemůže fungovat.

Lidé se musí sami nadchnout pro myšlenku time trackingu a zvyšování produktivity práce. Musí to dělat pro sebe, nikoli pro svoje vedení. Je to velmi těžký a komplexní úkol pro management, který se týká kultury celé firmy. Software pro zaznamenávání času rozhodně nebyl vytvořen pro sledování zaměstnanců, jak to známe z Orwellova románu 1984.

Software pro time tracking byl vyvinut jako nástroj pro samostatné zvyšování osobní efektivity. Jenom v tomto případě může být time tracking software pro firmu doopravdy prospěšný. Pokud tomu lidé ve firmě neuvěří, vždy najdou stovky výmluv, proč není možné poctivě zaznamenávat svůj čas.

Jak získat přesná data?


Pojďme se podívat na způsoby, jakými se dá zvýšit přesnost zaznamenávání času. Začněme určením míry přesnosti, kterou vlastně potřebujeme.

Požadovaná přesnost

Pokud nevystavujete účty svým klientům, odpovězte si na otázku, jak přesné musí být údaje, aby se daly použít pro budoucí plánování vašeho podnikání? Také se zeptejte, jestli vaše firemní kultura umožňuje docílit požadované přesnosti měření?

Je potřeba požadovat po svém týmu a po sobě realistickou úroveň přesnosti. Přecházet k větší přesnosti měření je lepší postupně, aby se ze zaznamenávání času pro zaměstnance nestalo nenáviděným formálním rituálem. Přitom však většinou potřebujete poměrně podrobná data, aby byla přínosná pro klíčová rozhodnutí týkající se řízení společnosti.

Využívejte kalendář

Používat kalendář je potřeba v každém případě. Potřebujete nástroj, ve kterém budete plánovat svoje úkoly. Abyste mohli zaznamenávat čas strávený plněním naplánovaných úkolů, je potřeba synchronizovat váš kalendář s time trackingem. Můžete tak například používat Google kalendář s time trackingem primaERP.



Integrujte time tracking software s programy pro projektové řízení

Můžete například propojit Time Tracking primaERP s Basecampem. Nevyžaduje to žádné další náklady, ale přitom docílíte rychlého a efektivního výsledku. Uvidíte úkoly, kterým věnujete více času, než jste původně předpokládali. Budete moct operativně upravit harmonogram nebo přerozdělit zdroje ještě před tím, než se objeví závažné problémy s realizací projektu.

Analyzujte výkazy

Podrobné pracovní výkazy vašich zaměstnanců byste měli pravidelně kontrolovat a analyzovat je. Zjistíte, jaké úkoly se plní s předstihem, jaké váznou a nakolik rovnoměrně jsou úkoly přerozdělovány. Počítejte s tím, že vám zabere nějaký čas, než se ponoříte do celé problematiky.

Největší chybou je chtít po zaměstnancích, aby podrobně zaznamenávali svůj pracovní čas, ale s touto informací dále nic nedělat. Zabijete tím veškerou motivaci svých zaměstnanců hned na začátku.

Jenom poté, co uděláte analýzy a začnete konzultovat výsledky, získáte zpětnou vazbu od svého týmu. Promluvte si se zaměstnanci, kteří tráví plněním úkolů příliš mnoho času, proberte jejich seznam pracovních úkolů a náplň práce. Rovněž zkontrolujte kvalitu pracovních výkazů, protože je možné, že mohlo dojít k nevědomé nebo i vědomé deformaci údajů.

Chybné zaznamenávání času může mít dalekosáhlé následky, kdy na základě nesprávných údajů mohou být přijímána nesprávná rozhodnutí. Přistupujte proto k evidenci pracovního času vždy zodpovědně.


Žádné komentáře:

Okomentovat