Google Využití Time Trackingu pro hodinovou fakturaci | primaERP | BLOG


pondělí 15. prosince 2014

Využití Time Trackingu pro hodinovou fakturaci



Pracujete pro své klienty na hodinové bázi, buď přímo prostřednictvím hodinové sazby nebo nepřímo prostřednictvím pevných cen za dílo (které ale více či méně odpovídají vašemu času)? Bez timetrackingu v nějaké jeho podobě se v podstatě neobejdete - vědět, kolik komu fakturovat, je přirozenou nezbytností. 


Typickými uživateli z této kategorie jsou všechny konzultantské společnosti, právní kanceláře, webdesignerské firmy, grafická a architektonická studia nebo projektantské společnosti. Sem také patří většina freelancerů.

primaERP Time Tracking je nástroj dělaný právě pro vás a tak jsme připravili pár tipů, jak se sledováním času u nás začít, jak se vyhnout nejčastějším chybám a vytěžit z aplikace i svého času maximum.


Krok první: Přizpůsobení aplikace vašim potřebám


Ať už svůj čas pouze odhadujete, nebo již máte nějakou zavedenou evidenci v Excelu či v systému tužka & papír, věnujte této části dostatečný prostor. Každá minuta investovaná do úvodního nastavení time trackingu se v budoucnosti mnohonásobně vrátí. 


A) Zákazníci

Na nejvyšší úrovni stojí vaši Zákazníci - ti, kterým svoji práci fakturujete, s nimiž jednáte. Můžete jich mít hodně, a nebo jen jednoho či dva stálé. V obou případech začněte tím, že si je v menu Správa -> Zákazníci založíte. Kromě jména a kódu pro jejich rychlé hledání v seznamech (to se hodí zejména, pokud jich máte velké množství) si u nich můžete nastavit i osoby a kontakty, ale není to nutné.   

              
A pokud svým zákazníkům fakturujete jen počty hodin a nepotřebujete podrobnější přehled, na čem jste je strávili, můžete rovnou přidat uživatele (bod D) a začít se sledováním vašeho času.


B) Projekty a úkoly

Projekty v primaERPu většinou přicházejí ke slovu, když pro své klienty děláte na několika komplexnějších zakázkách a chcete pro klienta vyúčtovat odděleně časy strávené na každé z nich.
V případě větších projektů je vhodné rozdělit je na menší dílčí části a sledovat čas strávený na nich - v primaERP k tomu slouží na Projekt navázané Úkoly. 

Pokud pro některé zákazníky potřebujete projekty a/nebo úkoly a pro některé ne, není to problém - ve všech případech lze zaznamenané časy využít jak k výpočtu částky pro fakturaci, tak ke sledování časové náročnosti pro přesnější odhad cen za práci pro vaše zákazníky. 


C) Činnosti

Činnosti využijete v případě, pokud svým zákazníkům dodáváte různé typy prací - práci ve špičce nebo mimo ni, apod. Každá činnost může mít jinou hodinovou sazbu pro vyúčtování klientům. Na rozdíl od projektů nejsou závislé na zákaznících, ale odrážejí spíše to, co vaše firma dělá. 

D) Uživatelé a členové projektu

Teď už jen zbývá dostat do sledování času vaše kolegy. Nejprve je musíte pozvat do primaERPu. To nejlépe uděláte v menu Nastavení -> Uživatelé. 

Pokud chcete, aby vaši spolupracovníci mohli vykazovat čas na projektech, musíte je do nich přidat jako jejich členy, v nastavení Projektu na záložce Členové. 


Shrnutí

1) Založte si v primaERPu své zákazníky
2) Pokud pro klienta pracujete na více zakázkách postupně nebo i současně, založte pro ně samostatné projekty. Pokud jsou rozsáhlé, lze je dále rozdělit na úkoly.
3) Pokud účtujete svou práci v různých sazbách, nastavte si ke každé z nich aktivitu.
4) Pozvěte své spolupracovníky do primaERPu. 
5) Začněte sledovat čas.
6) Nebojte se dělat věci jednoduše, zesložitit je můžete kdykoliv.


Závěr

No a je to. Máte účet, který respektuje vaši realitu a umožňuje vám spolehlivě a přitom bez zbytečných složitostí evidovat čas pro fakturaci. 

Ve druhé části článku uvidíte, jak vše snadno a přitom přesně ocenit a přitom sledování času ani trochu nekomplikovat.

Žádné komentáře:

Okomentovat